طلب استلام وثيقة ثبوتية

التعريف:

هو طلب يقدمه الموظف إلى صاحب العمل لإصدار أو تجديد وثيقة ثبوتية رسمية، مثل جواز السفر أو بطاقة الهوية أو شهادة الميلاد.

الأسباب:

هناك العديد من الأسباب التي قد تدفع الموظف إلى تقديم طلب استلام وثيقة ثبوتية، مثل:

·       السفر إلى الخارج: يحتاج الموظف إلى جواز سفر ساري المفعول للسفر إلى الخارج.

·       التسجيل في الجامعة أو المدرسة: يحتاج الطالب إلى بطاقة هوية سارية المفعول للتسجيل في الجامعة أو المدرسة.

·       التقدم للحصول على وظيفة: يحتاج الموظف إلى شهادة الميلاد سارية المفعول للتقدم للحصول على وظيفة.

عند تقديم طلب استلام وثيقة ثبوتية، من المهم أن يكون الموظف قادرًا على تقديم الوثائق الداعمة المطلوبة، مثل نسخة من جواز السفر أو بطاقة الهوية أو شهادة الميلاد السابقة.

المعلومات التي يتضمنه الطلب :

يجب أن يتضمن طلب استلام وثيقة ثبوتية المعلومات التالية:

·       اسم الموظف ووظيفته.

·       نوع الوثيقة المطلوب استلامها.

·       سبب طلب الوثيقة.

·       أي وثائق داعمة.

يجب تقديم طلب استلام وثيقة ثبوتية إلى صاحب العمل في أقرب وقت ممكن، ويفضل قبل أسبوع واحد على الأقل من التاريخ المتوقع لاستلام الوثيقة.

من المهم ملاحظة أن صاحب العمل ليس ملزمًا بإصدار أو تجديد وثيقة ثبوتية، خاصة إذا لم تكن الوثيقة مطلوبة لعمل الموظف أو لأداء واجباته الوظيفية. ومع ذلك، من المرجح أن يوافق صاحب العمل على الطلب إذا كان الموظف قد قدم الوثائق الداعمة المطلوبة.

بعض النصائح لكتابة طلب استلام وثيقة ثبوتية:

·       كن واضحًا ومختصرًا. لا داعي لكتابة طلب طويل ومفصل. فقط قدم المعلومات الأساسية التي يحتاج صاحب العمل إلى معرفتها.

·       كن مهذبًا واحترامًا. حتى لو كنت تشعر بالإحباط أو الغضب، فمن المهم أن تبقى مهذبًا واحترامًا.

·       إذا لم يوافق صاحب العمل على طلب استلام وثيقة ثبوتية، فقد يكون من الضروري اللجوء إلى المفاوضات. يمكنك محاولة التفاوض على موعد أو مدة إصدار أو تجديد الوثيقة التي ستكون مقبولة لصاحب العمل.

·       في بعض الحالات، قد يضطر الموظف إلى تقديم طلب لإعادة النظر في قرار صاحب العمل.

مثال على نموذج طلب استلام وثيقة ثبوتية:

إلى السيد/ة [اسم المسؤول]،المحترم،،

أتقدم إليكم بطلب استلام وثيقة [نوع الوثيقة المطلوبة]

اسمي [اسم الموظف]، وأنا موظف في الشركة منذ [تاريخ التوظيف].

أحتاج إلى هذه الوثيقة ل[سبب طلب الوثيقة]، أرجو التكرم بإصدار أو تجديد هذه الوثيقة في أقرب وقت ممكن.

مع خالص الشكر والتقدير،

[اسم الموظف]

 

يجب تعديل هذا النموذج حسب الحاجة لتلبية متطلبات الحالة المحددة.